Update aus der BONSAI Welt

Wir freuen uns, Sie in diesem Newsletter über aktuelle Neuigkeiten zu Ihrer BONSAI Lösung und zur IBB zu informieren. Sie erhalten einen Überblick über neue Features sowie einige Details zu kürzlich erschienenen Erweiterungen.

PRODUKTNEWS

BONSAI in der Cloud

Zahlreiche Kunden nutzen bereits den Cloud-Service der IBB und stellen somit einen effizienten und kostengünstigen Betrieb des BONSAI-Systems sicher. Die interne IT wird entlastet. Server, Datenbank und Anbindungen werden optimal für das BONSAI System zusammengestellt.

Ihre Vorteile: 

  • Ressourcensparend im eigenen Haus (kein Server und keine Administratoren mehr notwendig)
  • Keine Performanceproblematik
  • Immer die aktuellen BONSAI Versionen
  • Neue Features sofort verfügbar
  • BONSAI Test- und Produktionssystem in einer privaten virtuellen Umgebung je Kunde
  • Ausgezeichnetes Service-Level
  • Freie Update/ Upgrade-Steuerung nach Kundenbedarf
  • Anpassung der Wartungsfenster an Kundenbedürfnisse
  • Volle individuelle Konfigurationsmöglichkeit des Systems

Dabei erfolgt der Zugriff auf das System in gewohnter Web-Umgebung per Browser. Es gibt keinen

BONSAI Partner Portal

Das BONSAI Partner Portal ermöglicht den sicheren und effizienten Datenaustausch zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten.

Oftmals ist das Erstellen und Verarbeiten von Umsatzmeldungen durch unterschiedliche Datenformate, alte Excel-Tabellen oder manuelle Eingaben für Ihre Lieferanten aufwändig und zeitintensiv. Dabei können ebenfalls Übertragungsfehler oder falsche Eingaben entstehen.

Mit dem BONSAI Partner Portal, über welches Ihr Lieferant intuitiv und mit wenig Aufwand die notwendigen Umsatzzahlen melden kann, werden alle Medienbrüche vermieden. Von der Information der zu bearbeitenden Umsatzmeldung bis hin zum finalen Versand nach Eingabe der Daten erfolgt die Bearbeitung zentral im BONSAI Partner Portal. Dabei ist die Datensicherheit stets gewährleistet.

Somit können Sie für alle Lieferanten, die das BONSAI Partner Portal nutzen, über eine zentrale Plattform und mit nur einer Anmeldung alle Umsatzmeldungen bearbeiten.

Seit dem Start des BONSAI Partner Portals wurden bereits über 10.000 Umsatzmeldungen durch Lieferanten abgegeben.

Unterschied zum On-Premise Betrieb.

BONSAI FEATURES

Konditionen auf Basis von qualitativen Kriterien

In manchen Fällen werden Konditionen verhandelt, die nicht einfach von Umsätzen oder Mengen abhängen. Stattdessen hängen die Konditionen davon ab, bestimmte Ziele zu erreichen.

Beispiele dafür sind:

  • Es soll ein Sortiment einen besonders hohen Anteil (Quote) am Gesamtvolumen haben.
  • Mitarbeiter sollen bei Schulungen des Herstellers teilnehmen, ab 5 Schulungsteilnehmer erhält man 1 % Bonus, ab 10 Teilnehmern erhält man 2% zusätzlich.
  • Artikel sollen auf im Verkaufsraum präsentiert oder auf einer Messe gezeigt werden.
  • Es soll eine gewisse durchschnittliche Bestellhöhe erreicht werden.
  • Komplexe Vorbedingungen wie z. B. Sortiment A muss stärker als 20% gegenüber dem Vorjahr wachsen oder Sortiment B mehr als 30% und es müssen mindestens 100 Stück von Produktgruppe X gekauft werden oder 50 Stück von Produktgruppe Y.

Für diese Fälle wurde in BONSAI das Konzept der „qualitativen Kennzahlen“ umgesetzt. Damit ist es möglich festzulegen, ob ein bestimmtes Ziel erreicht wurde und der Anspruch der Kondition damit geltend gemacht werden kann. Bei Staffelkonditionen ist es möglich festzulegen, wie hoch das erreichte Ziel und somit der Konditionswert sein soll.

Abzugs-Hierarchie In manchen Fällen werden Konditionen so verhandelt, dass der Ertrag einer Kondition die Bewertungsgrundlage einer Folgekondition mindern soll. Für diesen Anwendungsfall wurde in BONSAI die Funktion der „Abzugsebenen“ umgesetzt. Bei der Berechnung werden die Abzüge aus den übergeordneten Konditionen direkt auf die Konditionen in unteren Ebenen angewendet

Gesamtsimulation

Mit der BONSAI Gesamtsimulation besteht die Möglichkeit, über die Simulation einzelner Lieferanten hinaus, die Auswirkung von Konditions- oder Umsatzänderungen auf das gesamte Konditionengefüge und alle Lieferanten bzw. Mitglieder zu bewerten.

Kurz und knapp – Weitere Features

  • Optimierungen bei der Prüfung von Quittiervorgängen (Revisionssicherheit)

Preview kommende Releases 

  • Stornomöglichkeit für einzelne Abrechnungsbelege
  • Neue Gutschriftserfassung
  • Digitale Vertragsunterzeichnung durch den Lieferanten über das BONSAI Partner Portal

 

Besuchen Sie uns auf der EuroCIS 2022

Die IBB Adaptive Solutions nimmt auch 2022 als Aussteller bei der EuroCIS
vom 30.05.2022 – 02.06.2022 teil.

Besuchen Sie uns auf unserem Stand in Halle 10 Stand 10E37.

Zur Terminvereinbarung für ein Gespräch im Rahmen der EuroCIS 2022 kontaktieren Sie uns
einfach unter office@ibb-as.com.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

REHA Vital, eine der größten Verbundgruppen im deutschen medizinischen Hilfsmittelmarkt, entscheidet sich für die Konditionenmanagement Software BONSAI von IBB Adaptive Solutions. Künftig möchte die Verbundgruppe ihre gesamte Konditionenverwaltung über die Software des Wiener Unternehmens abbilden. Hierbei steht der Fokus auf der Vereinfachung der Prozesse und dabei einer schnelleren und sichereren Abrechnungsmöglichkeit. Mit über 110 Mitgliedsunternehmen an mehr als 600 Standorten, sowie über 10.000 Mitarbeitern erwirtschaftet das Unternehmen ca. 1 Mrd. Euro Außenumsatz.  

Ziel der Zusammenarbeit ist es, die Verwaltung aller Konditionen und Boni zentral über BONSAI abzuwickeln. Hierbei werden sämtliche Verträge mit Lieferanten im System übernommen und können in Zukunft mit wenigen Klicks verarbeitet und ausgewertet werden. BONSAI wird in gevis.erp voll integriert und dabei in enger Kooperation mit der GWS aus Münster gearbeitet. Beide Firmen weisen bereits Erfahrung in der Zusammenarbeit auf und konnten sich dadurch einen weiteren Kunden sichern. 

Die IBB Adaptive Solutions GmbH wurde als kompetentester Anbieter im Bereich Konditionenmanagement wahrgenommen und konnte den Auftrag schließlich durch durchweg positive Workshops und Vorgespräche für sich entscheiden. 

Als einer der größten Online Beauty Pure Player in Deutschland benötigt die Flaconi GmbH eine Softwarelösung, die von der Vertragsschließung mit Lieferanten über die Berechnung der besten Konditionen bis zur Bonusausschüttung alle Schritte automatisiert. Mit BONSAI von IBB hat sich das Unternehmen für eine Lösung entschieden, die alles aus einer Hand liefert und dadurch flaconi’s Tagesgeschäft effektiv s vereinfacht. Dabei kann die Software laufend an die individuellen, agilen Anforderungen des Onlineshops für Beauty-Produkte angepasst werden. Durch die Automatisierung und die im Vergleich zur manuellen Verarbeitung geringere Fehleranfälligkeit von Daten spart flaconi Zeit und in weiterer Folge auch Geld – in Zukunft sollen weitere Funktionen von BONSAI einbezogen werden.


Die Flaconi GmbH vertreibt als einer der führenden Onlineshops für Beauty-Produkte in Deutschland rund 55.000 unterschiedliche Produkte von mehr als 900 internationalen Marken. Das Konditionenmanagement ist bei der Vielzahl an Zulieferern daher einer der wichtigsten Geschäftsprozesse bei flaconi. „Wir haben uns einige Software-Lösungen für das Konditionenmanagement angeschaut, BONSAI von IBB hat sich von vergleichbaren Produkten klar abgesetzt. Keine andere Lösung konnte so individuell auf unsere Anforderungen angepasst werden“, erklärt Samy Sayed, Product Owner Finance bei flaconi. Überzeugen konnte BONSAI vor allem durch Flexibilität: „Wir brauchten eine Lösung, die alle Konditionen und Boni jeglicher Lieferanten schnell, transparent und sicher abbildet. . Dabei sind wir vor allem von der Effizienz der Software angetan – unsere aktive Zeitersparnis spricht für sich. “

Alles aus einer Hand – von der Vertragserstellung bis zur Bonusausschüttung

Die gesamte Abwicklung von Zulieferungen – von der Erstellung der Verträge mit den Lieferanten, über das Konditionenmanagement und die Bonusabrechnung bis hin zu deren Ausschüttung – bewältigt flaconi mit BONSAI als Komplettlösung. „Wir bieten den Nutzern von BONSAI die Möglichkeit, das Funktionsspektrum laufend anzupassen. Diese Flexibilität ist einer der Hauptgründe, warum sich Unternehmen für uns entscheiden“, so Christian Zeidler, Geschäftsführer von IBB. Ebenso hat die Sicherheit der Daten für IBB höchste Priorität, diese werden transparent abgebildet und revisionssicher behandelt. „BONSAI berechnet die idealen Einkaufsvolumina, um beispielsweise die nächste Bonusstaffel für Rabatte zu erreichen. Eine Funktion, von der am Ende auch unsere Kunden profitieren“, erklärt Samy Sayed von flaconi. Mit Hochrechnungen gibt BONSAI außerdem Planungssicherheit für Einkäufe bei den Zulieferern.

Laufende Beratung, kurze Einarbeitungszeit

Den laufenden Support durch das Serviceteam von IBB hebt Samy Sayed besonders positiv hervor: „Bereits beim Einrichten der Software hat IBB uns beraten, wie wir unser Tagesgeschäft effizienter gestalten können. Sie haben uns auf Funktionen der Software aufmerksam gemacht, die heute fixer Bestandteil in unserem Arbeitsalltag sind und Arbeitsabläufe wesentlich vereinfachen.“. Auch nach Inbetriebnahme von BONSAI steht IBB für Fragen zur Verfügung und nimmt nötige Anpassungen schnell vor. In Zukunft ist vorgesehen, dass flaconi weitere Funktionen von BONSAI nutzt, um so noch mehr Zeit im Bearbeitungsprozess einzusparen.n. „Mit IBB haben wir einen Geschäftspartner gefunden, der wesentlich zur wirtschaftlichen Effizienz von flaconi beiträgt. Darum freuen wir uns, die positive Zusammenarbeit zu vertiefen und setzen auch zukünftig auf BONSAI“, so Sayed abschließend.

Die Getränke National GmbH & Co. KG (Get N) beliefert den Einzelhandel, den Getränkefachhandel sowie die Gastronomie in ganz Deutschland. Sie fungiert als Schnittstelle zwischen Lieferanten und Kunden, beobachtet das globale Marktgeschehen, analysiert die Wünsche von Kunden und Lieferanten und stellt dabei sicher, dass der Verbund im Getränkehandel gestärkt wird. Um die pünktliche Abrechnung und Ausschüttung von Lieferantenkonditionen sicherzustellen, setzt die Get N, bei dieser logistisch anspruchsvollen Aufgabe, auf die Komplettlösung BONSAI von IBB. Aspekte wie Zeitersparnis, Transparenz und Sicherheit durch die Automatisierung von Routineprozessen sind ausschlaggebend dafür, dass die Get N in Erwägung zieht, zukünftig noch weitere Geschäftsabläufe mithilfe von BONSAI zu digitalisieren.

Die Get N Gruppe umfasst acht Gesellschaften aus dem Getränkefachgroßhandel, die deutschlandweit über 1.200 Getränkefachmärkte betreiben sowie mehr als 25.000 Gastronomiebetriebe und eine Vielzahl von Lebensmitteleinzelhändlern mit einem Sortimentsportfolio von mehr als 6.000 Artikeln beliefern. „Die Digitalisierung transformiert die Getränke- und Gastronomiebranche über alle Stufen der Wertschöpfungskette. Im Zuge dessen beschäftigen wir uns als Get N Gruppe mit der weiteren Professionalisierung und Automatisierung unserer betriebsinternen Abläufe und Prozesse, u. a. dem Konditionsmanagement“, begründet Jürgen Rosar, Geschäftsführer der Get N Gruppe die Entscheidung, seit Anfang des Jahres 2021 auf die Komplettlösung BONSAI von IBB zu setzen.

„Die Notwendigkeit der Digitalisierung wurde, nicht zuletzt durch die Covid-19-Pandemie, weiter verdeutlicht. Darüber hinaus ist die Get N Gruppe dank neuer Gesellschafter weitergewachsen. Zuvor haben wir kein zukunftsweisendes EDV-System verwendet und unsere Kapazitätsgrenzen erreicht. Darum sind wir froh, jetzt mit BONSAI eine Lösung gefunden zu haben, die unsere Arbeit erleichtert und beschleunigt“, so Janika Ast, Projekt- managerin der Getränke National GmbH & Co. KG.

EIN SYSTEM, DAS GESCHÄFTSPROZESSE FLEXIBEL INTEGRIERT
Mit BONSAI von IBB kann die Get N ihren Gesellschaftern nicht nur eine schnellere, sichere sowie transparente Konditionsabrechnung und -ausschüttung garantieren, sondern stellt auch eine Lösung bereit, die flexibel an alle internen Änderungen angepasst werden kann. „Wer mit seinem Unternehmen fit für die Zukunft sein will, muss ein System nutzen, das bestehende Geschäftsprozesse optimal einbindet.

Die tagtäglichen Aufgaben im Betrieb sollten nicht um das System herum aufgebaut werden müssen“, so Christian Zeidler, Geschäftsführer von IBB. Überzeugt haben Danny Pieper, verantwortlich für die Konditionsabrechnungen bei der Get N, vor allem die 30-jährige Erfahrung von IBB und die vielen, namhaften Referenzkunden: „Was wir aufgrund der Referenzen erwartet haben, hat sich bestätigt: Wir haben mit IBB einen zuverlässigen,flexiblen und professionellen Partner gefunden. BONSAI bietet alles, was für unsere tägliche Arbeit unumgänglich ist.“

ABLÄUFE SCHRITT FÜR SCHRITT WEITER DIGITALISIEREN
Für die Zukunft könnte sich die Get N vorstellen, das Potenzial von BONSAI, durch die Digitalisierung angrenzender Geschäftsprozesse weiter auszuschöpfen. „BONSAI kann Hochrechnungen abbilden und somit bei der Einkaufsplanung und -steuerung unterstützen. Wir sind davon überzeugt, dass es weitere Möglichkeiten zur Optimierung unserer Arbeitsabläufe bietet“, sagt Janika Ast.

 

Die Euronics Austria reg. Genossenschaft m.b.H. mit Sitz in Biedermannsdorf ist die bedeutendste Einkaufsgenossenschaft im österreichischen Elektrohandel und -gewerbe. Insgesamt 180 Mitglieder jeder Größe, die 210 inhabergeführte Fachgeschäfte und Fachmärkte betreiben, agieren unter dem gemeinsamen Dach. Zur automatischen Erfassung von Umsätzen, der Abrechnung und Ausschüttung bester Lieferkonditionen sowie Boni, arbeitet die Genossenschaft mit der Softwarelösung BONSAI von IBB. Damit bietet sie ihren Mitgliedern eine optimale Lösung, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu generieren. Durch den Einsatz der Software profitiert Euronics Austria insbesondere von der deutlich schnelleren Abwicklung und einer geringen Fehleranfälligkeit.

Mit 180 Mitgliedern ist die Einkaufsgenossenschaft Euronics Austria der bedeutendste Zusammenschluss im österreichischen Elektrohandel und -gewerbe. Auf insgesamt 65.000 m² Verkaufsfläche vertreiben 210 inhabergeführte Fachgeschäfte als Mitglieder ihre Produkte aus den Bereichen Unterhaltungselektronik, Mobil- und Telekommunikation, PC, Multimedia und Haushaltsgeräte. Rund 3.000 Mitarbeiter*innen haben es sich zur Aufgabe gemacht, den Mitgliedern der Genossenschaft stets optimale Lösungen zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu bieten. Bei der Erfassung von Umsätzen und ihrer Zusammenführung für die besten Einkaufskonditionen, setzt Euronics Austria auf die Software-Lösung BONSAI von IBB.

Vor dem Systemwechsel haben wir die Daten zur Erfassung und Abrechnung unserer Umsätze noch händisch abgewickelt. Daher haben wir nach einer Komplettlösung gesucht, die diesen Prozess automatisiert und auf Knopfdruck für uns erledigt. Diese Lösung haben wir mit BONSAI von IBB gefunden“, sagt Andrea Ettl, Verantwortliche für die Bonusabrechnung bei Euronics Austria. Auch bei Unternehmen mit einer komplexen Mitgliederstruktur und Datenlage bildet BONSAI von IBB die Umsätze und Konditionen klar und transparent ab und führt diese zusammen. Somit können eine Vielzahl unterschiedlicher Schnittstellen und Arbeitsschritte reduziert werden. „Mit einer Eingabe können auf Knopfdruck gleich mehrere Ausgaben erzeugt werden, wodurch wir viel Zeit sparen. Dazu kommt der kompetente und außerordentlich schnelle Kundenservice seitens der IBB, der die Arbeit mit BONSAI zu einem echten Gewinn für unser Unternehmen macht“, so Ettl.

EINFACHES UMSATZMANAGEMENT UND ÜBERSICHTLICHE STATISTIKEN
Um die Datenlage, die sich oft rasch ändert, laufend nachvollziehbar verfolgen zu können, nutzt Euronics Austria auch die Möglichkeit, automatisch aktualisierte und übersichtlich aufbereitete Statistiken aus der BONSAI-Software zu ziehen. „Durch die einfache Handhabung der Software können wir sicherstellen, dass wir unseren Mitgliedern die idealen Einkaufsvolumina zu den besten Konditionen empfehlen. Und wir sehen, wo wir noch optimieren können“, erklärt Ettl. Durch die jahrelange Zusammenarbeit mit Unternehmen aus dem Elektrohandel weiß die IBB, wie unübersichtlich die Koordination zwischen Handelsverbänden und Lieferanten oftmals sein kann. „BONSAI behandelt alle Daten rechtskonform und revisionssicher. Bei Rückfragen und Überprüfungen sind die Daten schnell zur Hand und abgesichert. Die Nachvollziehbarkeit der Bonusabrechnungen mit Lieferanten und die Ausschüttung der Boni an die Genossenschaftsmitglieder können mit BONSAI sogar deutlich erhöht werden“, sagt Christian Zeidler, Geschäftsführer der IBB. Das Einrichten der Software im Unternehmen wird vom Team der IBB laufend begleitet und individuell auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt. „Das Projektteam der IBB hat kritisch nachgefragt und uns etliche Tipps gegeben, wie wir unsere Arbeit noch effizienter gestalten können. Seit der Einrichtung von BONSAI im Jahr 2019 betreut uns die IBB zu unserer vollsten Zufriedenheit und reagiert schnell und kompetent auf unsere Anfragen. Unterm Strich haben wir viel mehr Zeit für andere Arbeiten gewonnen und es kommt zu deutlich weniger Fehlern als bei der manuellen Dateneingabe“, fasst Ettl die Zusammenarbeit mit der IBB zusammen.

Die FEGIME Deutschland GmbH & Co KG mit Sitz in Nürnberg fungiert als Schnittstelle zwischen mittelständischen Elektrogroßhändlern und einer Vielzahl an Zulieferern von Elektro-Markenartikeln. Zur Koordination von Einkaufskonditionen und zur automatischen Bonusabrechnung und -ausschüttung arbeitet der Verband seit 2019 mit der Softwarelösung BONSAI von IBB. FEGIME-Gesellschafter profitieren in Form von attraktiven Konditionen und hohen Erträgen. Mit der Einführung von BONSAI ist FEGIME der Umstieg auf eine Komplett- lösung gelungen, welche die Abrechnungen und Ausschüttungen aller Boni beschleunigt und zu 100% transparent gestaltet.

Mit 50 Gesellschaftern und einem jährlichen Außenumsatz von 1,4 Milliarden Euro ist die FEGIME Deutschland GmbH & Co KG der führende Verband mittelständischer Elektro- großhändler in Deutschland. Zu den Hauptaufgaben von FEGIME gehört die Koordination der Einkaufs-konditionen zwischen marktführenden Elektroartikel-Lieferanten und den Gesellschaftern aus dem Elektrogroßhandel. Die Gesellschafter- und Lieferantenstruktur des Verbands verlangt nach einer umfassenden Softwarelösung, die alle Einkaufskonditionen, Bonusabrechnungen und -ausschüttungen zuverlässig und transparent abbilden kann. „Wir haben lange nach einer Komplettlösung Ausschau gehalten, die erforderliche Schnittstellen minimieren, unsere komplexe Gesellschafterstruktur und Datenlage verarbeiten und flexibel auf wechselnde Umstände reagieren kann. Das Konditionenmanagement mit BONSAI bietet uns jetzt alle benötigten Funktionen aus einer Hand und die laufende, kompetente und schnelle Beratung seitens IBB übertrifft alle unsere bisherigen Erfahrungen“, zeigt sich Samantha Raab, Leitung von Verwaltung, Rechnungswesen und Controlling bei FEGIME, zufrieden und erklärt: „Die Einarbeitungszeit ist kürzer als bei anderen Lösungen und wir können bei der Bearbeitung von Bonusabrechnungen mit nur einer Eingabe mehrere Datenausgaben erzeugen, wobei die Software immer einem roten Faden folgt und nachvollziehbar bleibt. Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe häufiger passieren, werden minimiert. Unsere Arbeit ist seit der Einführung von BONSAI erheblich einfacher und schneller und somit zum Maß der Dinge für alle anderen Softwarelösungen geworden“.

TRANSPARENTES KONDITIONENMANAGEMENT UND
NACHVOLLZIEHBARE BONUSABRECHNUNGEN


Neben der transparenten Abbildung der besten Einkaufskonditionen für die Gesellschafter sowie der schnelleren Bonusabrechnung und -ausschüttung gehört auch die Empfehlung optimaler Einkaufs-volumina zu den Aufgaben von FEGIME. „In einer so komplexen Branche sind die Reduktion von Schnittstellen und die Automatisierung von Geschäfts-prozessen wichtige Faktoren, die eine Software mitbringen muss. Wir kennen die Branche und wissen, wie unübersichtlich die Koordination zwischen Handelsverbänden und Lieferanten werden kann. BONSAI behandelt alle Daten rechtskonform und revisionssicher, bei Rückfragen und Überprüfungen sind die Daten zeitnah auskunftsfähig und abgesichert. Die Nachvollziehbarkeit der Bonusabrechnungen mit Lieferanten und die Ausschüttung der Boni an die Elektrogroßhändler können mit BONSAI deutlich erhöht werden“, erklärt Christian Zeidler, Geschäftsführer der IBB. „Die Mitarbeiter von IBB haben vor der Einrichtung von BONSAI kritisch und genau nachgefragt, sodass wir unsere eigenen Prozesse überdacht haben und die Softwarelösung optimal auf uns abstimmen konnten. Das zeugt von großer Branchenkenntnis und einem echten Interesse an den Kundenbedürfnissen, was wir bei der Zusammenarbeit mit anderen Softwareanbietern sehr vermisst haben“, ergänzt Raab.

SIMULATIONS-TOOL ZUM ERKENNEN VON POTENZIALEN

Die IBB-Lösung BONSAI fungiert nicht nur als Software zur Abbildung aktueller Einkaufs- konditionen und zur Abrechnung und Ausschüttung von Boni, sondern auch als Planungstool zur Erkennung zukünftiger Potenziale. Die Software erstellt automatisch und auf Basis von realen Zahlen Hoch-rechnungen und kann mögliche Zukunftsszenarien simulieren. „Diese Funktion möchten wir in Zukunft noch stärker nutzen, da wir unseren Lieferanten so immer ein Stück vorausdenken und sehen, welche Konditionen wir unseren Gesellschaftern anbieten können“, erklärt Raab. FEGIME arbeitet seit 2019 mit BONSAI, im ersten Halbjahr 2019 wurde das System aufgebaut und an das Unternehmen angepasst. „Intern gab es viele kritische Stimmen, da wir lange keine Software finden konnten, die allen Bedürfnissen gerecht wird. Mit der Einführung von BONSAI wurden wir tatsächlich eines Besseren belehrt. Dabei sind besonders die Hilfs-bereitschaft und Reaktionszeit des Support-Teams von IBB positiv
hervorzuheben“, so Samantha Raab, Leiterin Rechnungswesen bei FEGIME abschließend.

Die MTH Retail Group Holding GmbH ist mit ihren Papier- und Schreibwaren-Handelsmarken Libro und Pagro Diskont sowie rund 390 Standorten in Österreich ein zentraler Player im Non-Food-Bereich. Zum Konzern gehören außerdem die deutschen Einzelhandelsketten Mäc Geiz, Pfennigpfeiffer, PAGRO Germany sowie Office World und iba, führende Anbieter von Office-Produkten in der Schweiz. Da die Mitglieder der Handelsgruppe im DACH-Raum verschiedene ERPund Buchhaltungs-Systeme einsetzen, wurde eine flexible Lösung gesucht, die konzernweit das komplexe Konditionenmanagement im Einkauf und bei der Abrechnung sicherstellt und optimiert.

Dank des Umstiegs auf die modulare Softwarelösung BONSAI von IBB Adaptive Solutions GmbH kann die MTH Retail Group nun nicht nur die Planungs- und Revisionssicherheit bei der Verarbeitung komplexer Konditionen und der Abrechnung nachträglicher Vergütungen erhöhen, sondern auch ihre Erträge steigern und die Liquidität verbessern. Damit die MTH Retail Group im DACH-Raum die günstigsten Einkaufskonditionen managen sowie Boni und Werbekostenzuschüsse transparent abrechnen kann, setzt die Handelsgruppe auf die Softwarelösung BONSAI von IBB. „Einer der Hauptgründe für den Einsatz von BONSAI sind die verschiedenen ERP- und Buchhaltungssysteme, die unsere Handelsmarken in Österreich, Deutschland und der Schweiz verwenden. Die Softwarelösung BONSAI fügt sich nahtlos in unsere IT-Infrastruktur ein und hilft uns dabei, komplexe Lieferantenkonditionen konzernweit zu verarbeiten, und nachgelagerte Vergütungen über den Jahresverlauf transparent hoch- und abzurechnen“, sagt Georg Steinhauser, Leiter von Konditionen- und Lieferantenmanagement MTH Retail DACH, über die Zusammenarbeit. „Der MTH Retail Group war es wichtig, den gesamten Prozess des Konditionenmanagements – von der Erfassung der Konditionen der Lieferanten, über die Bewertung und Abrechnung bis hin zur Verbuchung der Konditionen – mit einer Komplettlösung abzuwickeln. Die flexibel anpassbaren Module von BONSAI ermöglichen es, das komplette Konditionenmanagement transparent digital abzubilden und Prozesse zu automatisieren“, ergänzt IBB Geschäftsführer Christian Zeidler.

Automatisierte Prozesse minimieren manuelle Fehler

Die zunehmende Digitalisierung und Automatisierung des Konditionenmanagements dient dem Ziel, manuelle Fehler zu minimieren, die Bearbeitung der Konditionen effizienter zu gestalten und die Abrechnung zu beschleunigen. „Besonders die Komplexität der verschiedenen Einkaufskonditionen sowie die Einhaltung aller regulativen und rechtlichen Vorgaben für eine revisionssichere Abrechnung sind Faktoren, die bei manueller Abwicklung Fehler begünstigen. Dank BONSAI gehört dies der Vergangenheit an. Die digitale Steuerung trägt nicht nur zur Planungs- und Revisionssicherheit, sondern auch zur Optimierung der Erträge und der Liquidität bei“, sagt Steinhauser, Leiter des Konditionen- und Lieferantenmanagements der MTH Retail Group. Spezielle Funktionen, wie die systematische Verarbeitung konzernweiter Staffeln, wurden im Zuge des Beratungsprozesses von IBB an die Anforderungen der Handelsgruppe angepasst. Prozesse, die anhand der Softwarelösung automatisiert werden können, möchte die MTH Retail Group in Zukunft ebenfalls einbinden. „Wir werden den Einsatz von BONSAI künftig auf weitere Bereiche wie die automatische Vertragserstellung ausdehnen, da die Zusammenarbeit mit IBB bisher sehr zufriedenstellend verläuft“, so Steinhauser abschließend.

Die E.I.S. Beschaffungs- und Marketing GmbH & Co KG fungiert als Schnittstelle zwischen mittelständischen Fachgroßhändlern des Produktionsverbindungshandels und mehr als 1300 Vertragslieferanten. Zu den Leistungen der E.I.S. gehört die Durchführung von zentralen Einkaufsverhandlungen mit führenden Herstellern. Die E.I.S.-Mitglieder profitieren in Form von attraktiven Konditionen und hohen Erträgen. Hierzu gehört auch die Durchführung einer pünktlichen Bonusausschüttung an die Anschlusshäuser. Mit der IBB-Softwarelösung BONSAI ist der E.I.S. der Umstieg auf ein All-In-One-System gelungen, das die Abrechnung und Ausschüttung aller Vergütungen dank automatisiertem Datenimport beschleunigt und zu 100% transparent gestaltet.

Aufgrund seiner Mitgliederstruktur bestehend aus mittelständischen Handelsunternehmen verschiedener Fachgruppen des Produktionsverbindungshandels und der Vernetzung mit über 1300 Vertragslieferanten benötigte der Einkaufsverband E.I.S. eine umfassende Software, die alle Lieferkonditionen, Bonusabrechnungen und -ausschüttungen tagesaktuell und transparent abbilden kann. „Die bisherigen Lösungen der E.I.S. zum Thema Konditionenmanagement waren bei unserer komplexen Datenlage an ihre Grenzen gestoßen. Daher haben wir uns nach einer neuen Software umgesehen und mit BONSAI von IBB eine Komplettlösung gefunden, die dank ihrer Schnittstellen und umfangreichen Funktionen unsere Geschäftsprozesse wesentlich vereinfacht und beschleunigt“, erklärt Oliver Boensch, Geschäftsführer der E.I.S. GmbH & Co KG.

Transparentes Einkaufskonditionenmanagement und nachvollziehbare Bonusausschüttung

Die E.I.S. kann durch den Einsatz von BONSAI nicht nur das Konditionenmanagement transparenter gestalten und ihren Mitgliedern optimale Einkaufsvolumina empfehlen, sondern auch die Nachvollziehbarkeit der Bonusabrechnung mit den Lieferanten und der Bonusausschüttung an die Fachgroßhändler deutlich erhöhen. Christian Zeidler, Geschäftsführer der IBB, kennt die Komplexität der Branche: „Nicht nur die Vielseitigkeit der Software macht BONSAI zu einer idealen Lösung für Beschaffungs- und Handelsunternehmen sowie für Einkaufsverbände wie der E.I.S. Zusätzlich werden die Prozesse von der Software automatisiert – dabei werden alle Daten rechtskonform und revisionssicher behandelt. Unternehmen, die mit BONSAI arbeiten, sind bei Rückfragen und Überprüfungen zeitnah auskunftsfähig und abgesichert.“

Automatisierter Datenimport minimiert manuelle Fehler

Die Bonusabteilung der E.I.S. arbeitet seit der Einführung täglich mit BONSAI und ist vor kurzem auf die neueste Version umgestiegen: „Durch den automatisierten Datenimport über Schnittstellen entfällt die manuelle Eingabe der Werte, die wir von Banken und Lieferanten erhalten. Dadurch verringert sich die Fehlerhäufigkeit und wir gewinnen wertvolle Zeit, da wir nicht mehr zwischen mehreren Systemen wechseln müssen. Alles wird zentral über BONSAI abgewickelt. Bei den großen Datenmengen, die wir tagtäglich bearbeiten, ist das eine erhebliche Entlastung“, sagt Boensch. Die Spezialisten von IBB sind auf die besonderen Anforderungen der E.I.S. eingegangen und haben vorhandene Softwaremodule flexibel angepasst, wodurch der Verband innerhalb kurzer Zeit mit BONSAI arbeiten konnte. „Auch die laufende Betreuung verläuft schnell, direkt und unkompliziert – IBB kennt als Spezialist für das Einkaufskonditionenmanagement und den Einkauf im Verbund unsere Branche besser als ein reiner IT-Dienstleister und löst unsere branchenspezifischen Problemstellungen sehr professionell“, so E.I.S.-Geschäftsführer Oliver Boensch abschließend.

Strategischer Einkauf durch tagesaktuelle Preiskalkulation und transparente Bonusabrechnung

Die Dirk Rossmann GmbH ist mit 2.100 Filialen die zweitgrößte Drogeriekette Deutschlands und gehört nach Umsatz zu den zehn wichtigsten Lebensmitteleinzelhändlern der Bundesrepublik. Die Verhandlung und Abrechnung von Einkaufskonditionen mit Lieferanten wurden von Rossmann bisher über eine eigene Lösung abgewickelt. Nachdem dieses System technisch in die Jahre gekommen war, hat sich Rossmann nach einer innovativen Lösung für Konditionenmanagement und Bonusabrechnung umgesehen und wurde bei IBB Adaptive Solutions und deren Software BONSAI fündig.

„Die neue Lösung sollte wie gewohnt eine transparente und detaillierte Artikelpreiskalkulation auf Netto-Netto-Ebene und eine lückenlose, revisionssichere Abrechnung ermöglichen, aber auch zusätzliche Neuerungen wie die Automatisierung von Workflows und stringente Abläufe zur einfacheren Rechnungsstellung bieten“, erklärt Anke Schmidt, Bereichsleiterin des internen Rechnungswesens von Rossmann. „Die Spezialisten von IBB haben mit ihrem Know-how und der raschen Umsetzung all unsere Anforderungen zur vollsten Zufriedenheit erfüllt. Da die Software BONSAI kein SAP voraussetzt und durch flexible Schnittstellen sehr gut mit unseren IT-Systemen kompatibel ist, haben wir uns damit sofort zurechtgefunden.“ Seit 2018 setzt das inhabergeführte Unternehmen aus Burgwedel bei Hannover nun die „All-in-one“-Lösung mit nützlichen Funktionen wie Konditionenmanagement, Bonusabrechnung und Vertragsmanagement ein. „Zusätzlich sind wir auf die speziellen Kundenbedürfnisse eingegangen und haben gemeinsam mit Rossmann unser Modul zur Netto-Netto-Artikelpreiskalkulation in vielen Bereichen weiterentwickelt und noch besser in BONSAI integriert“, sagt Christian Zeidler, Geschäftsführer der IBB Adaptive Solutions GmbH.

Strategischer Einkauf durch transparente Konditionen und automatisierte Abrechnung

Für Handelsunternehmen stellt das strategische Management aller Einkaufskonditionen und Lieferantenbeziehungen einen wesentlichen Erfolgsfaktor dar. „Mit BONSAI lassen sich alle relevanten Preisabschläge, wie etwa Skontos, Rabatte oder Boni, jederzeit transparent bewerten. Alle nachträglichen Vergütungen, wie Bonusstaffeln, Mengenrabatte oder Werbekostenzuschüsse, werden von der Lösung tagesaktuell über das Jahr hochgerechnet. So können die Einkaufsvolumina optimiert und günstigere Konditionen ausgenützt werden“, erläutert Zeidler die Vorteile. Im Gegensatz zur früheren Lösung von Rossmann werden die Umsätze der Lieferanten jetzt automatisiert in BONSAI eingepflegt und stehen schneller zur Abrechnung bereit.

Zudem sind unsere Prozesse durch die übersichtlich strukturierten Workflows für Planung, Verhandlung und Abrechnung in BONSAI transparenter geworden. So haben wir beispielsweise beim Vertragsmanagement mit Lieferanten immer einen genauen Überblick, wie viel Prozent der Jahresgespräche bereits erfolgreich abgeschlossen sind“, so Anke Schmidt erfreut. „Dadurch konnten wir unsere Ziele, den manuellen Aufwand insgesamt zu verringern und Zeit für andere wichtige Aufgaben zu gewinnen, erreichen.“

Rossmann Drogeriemarkt Weiden, Robert-Bosch-Str. 3
aufgenommen am Mittwoch (09.11.16) in Weiden.
Foto: Joerg Koch/ Getty Images for Rossmann
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